Cinq étapes pour implanter avec succès une solution d’engagement des patients dans les hôpitaux canadiens

3 juin 2021 – Rédigé par Zayyan Chowdhury, Directeur Qualité, PMO et Gouvernance chez UniversSanté

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Lorsqu’il s’agit d’améliorer l’expérience hospitalière d’un patient, choisir la solution numérique de santé idéale est une première étape cruciale. La bonne solution a le pouvoir et le potentiel d’aider les patients à participer activement et à gérer leur propre plan de soins, les mettant ainsi sur la voie de meilleurs résultats en santé.

Cependant, la véritable valeur n'est débloquée que lorsque la solution est mise en œuvre avec succès. Il est facile de se laisser emporter par la promesse de nouvelles technologies, mais si le déploiement manque de collaboration et de communication, il est presque impossible d'atteindre des résultats transformateurs.

C’est pourquoi notre équipe chez UniversSanté prend soigneusement en compte tous les besoins uniques de nos clients et les intègre dans notre processus de mise en œuvre centré sur le client, qui a fait ses preuves. Notre entreprise va bien au-delà d'un simple fournisseur de technologie et, au lieu de cela, nous collaborons avec des hôpitaux canadiens pour co-concevoir des solutions innovantes d'engagement des patients.

Nous commençons notre processus par une évaluation de l'état actuel de l'hôpital et de ses objectifs futurs. À partir de là, nous tenons une séance de vision avec les parties prenantes pour développer une vision partagée de l'avenir. Ensuite, nous prenons ces enseignements et les utilisons pour élaborer la bonne solution et le processus de mise en œuvre.

Nous considérons tous les aspects – des intégrations techniques à la formation des utilisateurs, en passant par les dépendances de calendrier uniques et plus encore – pour garantir un processus de mise en œuvre fluide. Nous savons par expérience que l'engagement des patients n'est aussi bon que la technologie et les processus qui le permettent.

Voici un aperçu des cinq étapes clés d’une mise en œuvre réussie :

1. Constituer une équipe de mise en œuvre dédiée

Chez UniversSanté, notre équipe de gestion de projet dirige nos processus de mise en œuvre. De la préparation du plan de projet et de l'organisation des réunions de statut hebdomadaires, à l'assurance d'une formation adéquate et à la clôture de la mise en œuvre, cette équipe est dédiée à garantir que les objectifs identifiés lors de la séance de vision soient réalisés. Allant bien au-delà de la simple gestion des délais, notre équipe de gestion de projet agit comme le principal point de contact et responsable pour :

• Gérer toutes les ressources pour maintenir la portée, le calendrier et le budget du projet
• Évaluer les priorités et contrôler la portée par le biais d'un processus de modification
• Coordonner les tâches entre toutes les équipes impliquées pour une exécution réussie
• Examiner les objectifs du projet après la mise en œuvre
• Clore le projet

Travaillant en étroite collaboration avec notre équipe de gestion de projet, nos consultants techniques sont essentiels à une mise en œuvre réussie et sont donc "sur le terrain" tout au long du projet pour :

• Co-concevoir et développer l’infrastructure de la solution
• Documenter la conception et les spécifications du système
• Configurer, tester et installer la solution

2. Préparer le personnel au changement

Nous savons par expérience que la gestion du changement est nécessaire pour exécuter correctement une mise en œuvre. Notre objectif est que le personnel clinique et les patients ressentent les avantages et la valeur d'une nouvelle solution d'engagement des patients dès qu'elle est prête à être utilisée.

Chez UniversSanté, nous fournissons un package à l'équipe de communication sur site de l'hôpital avec des recommandations sur quand et comment communiquer le changement au personnel et aux patients. Cela est basé sur nos expériences et est adapté aux besoins uniques de chaque hôpital. Notre équipe de gestion de projet fournit également une formation pour le personnel clinique qui couvre :

• Les avantages de l’adoption de la solution
• Les impacts sur les tâches quotidiennes et les interactions avec les patients
• La valeur ajoutée pour les patients
• Comment utiliser la solution

3. Minimiser les obstacles et les interruptions

Au cours de la phase d'installation, notre équipe effectue d'abord un audit sur site et évalue l'état actuel pour obtenir une compréhension complète de la mise en œuvre. Dans le but d'identifier les obstacles potentiels, elle collecte toutes les informations pertinentes qui pourraient affecter la mise en œuvre, telles que les protocoles de prévention et de contrôle des infections (IPAC) ou les exigences d'infrastructure spécifiques à l'hôpital.

Après la phase d'évaluation, notre équipe initie ensuite les activités de préparation à la pré-installation, qui comprennent l'acquisition des matériaux requis, la configuration hors site de l'équipement, la configuration initiale de la solution, les tests et la préparation des matériaux pour l'expédition. Une attention particulière est accordée à cette étape et autant de travail que possible est effectué hors site avant l'installation pour minimiser les interruptions des opérations de l'hôpital.

Une fois cela terminé, la mise en œuvre sur site aura lieu. Cela inclut le déploiement de l'infrastructure réseau, des bras et terminaux en chambre ; l'initialisation de la plateforme logicielle et des applications ; la réalisation de contrôles de qualité ; et, enfin, la conduite du lancement.

4. Surveiller la satisfaction et l’adoption

Après le déploiement de la solution et la formation des parties prenantes, nous réalisons une enquête post-installation pour mesurer la satisfaction du projet avec toutes les parties prenantes impliquées. Il est important de prêter une attention particulière aux taux d'adoption et de succès, surtout dans les premiers jours.

Chez UniversSanté, nous assignons un Gestionnaire de la réussite client à chaque client pour garantir que les ressources de soutien sont disponibles après le lancement pour les cliniciens, les patients et leurs familles. Notre équipe surveille également la solution à distance 24/7 pour identifier et résoudre proactivement les problèmes afin d'éviter les interruptions de service.

5. Encourager une culture d’amélioration continue

Nous considérons le déploiement de notre solution d'engagement des patients comme le début de notre relation avec un hôpital. Nous sommes fiers d'être un partenaire à long terme et nous valorisons un état d'esprit d'amélioration continue. De nombreuses fois, après une mise en œuvre, les hôpitaux réaliseront le bénéfice d'une nouvelle fonctionnalité et décideront qu'ils souhaitent étendre ses capacités. Pour cette raison, nous abordons le développement d'applications et de fonctionnalités comme un processus collaboratif continu qui évolue au fur et à mesure que les besoins des cliniciens et des patients changent.

En conclusion, la sélection d'une nouvelle solution numérique de santé n'est que la moitié du processus. La mise en œuvre est là où la véritable valeur est dérivée. C’est pourquoi le déploiement est un élément critique de la transformation numérique, et un aspect à ne pas négliger – surtout lorsque l'expérience des patients et la prestation des soins sont en jeu.

Pour en savoir plus sur l’accompagnement d’UniversSanté dans la mise en œuvre, visitez : https://healthhubsolutions.ca/how-we-work/