Politique sur la protection de la vie privée de HealthHub

Afin de clarifier notre engagement, nous nous sommes dotés du code de protection de la confidentialité qui suit pour guider la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements amassés au cours de nos opérations.

Notre code est inspiré des principes décrits dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ). Il a été conçu pour assurer que les motifs de collecte de renseignement personnel soient clairement définis, que le consentement soit obtenu, tant pour la prise d’information que pour son utilisation, et que des mesures de sécurité soient implantées afin de protéger les renseignements. Le contexte commercial change constamment, conséquemment les exigences régissant la collecte des renseignements personnels changent également. Donc, notre code et ses politiques internes sont sujets à être révisés afin de répondre aux nouvelles perspectives du monde des affaires, et de s’ajuster aux changements des lois et des politiques.

Les renseignements personnels : définition

Les renseignements personnels sont tout type de renseignements au sujet d’un « individu qui peut être identifié » notamment l’origine ethnique, l’état civil, renseignements médicaux, informations sur l’emploi ou l’éducation. Les renseignements diffusés publiquement tels que les numéros de téléphone, les adresses et les noms de personnes ne sont pas considérés comme personnels.

Responsabilité de vos actions

HealthHub se doit de sécuriser les renseignements qui sont sous sa responsabilité. Nous avons mis sur pied des procédures internes, et lorsque nécessaire, nous prenons des dispositions contractuelles avec des tiers afin de protéger les renseignements personnels. Nous avons nommé une personne au poste de chef de la protection des renseignements personnels afin de voir au respect du code, de guider le personnel dans la compréhension et la mise en œuvre des procédures ainsi que de répondre aux questions des clients et des employés par rapport aux questions de protection des renseignements personnels.

Fins de la collecte des renseignements

Le but de la collecte de renseignements sera communiqué au moment de celle-ci. Advenant le besoin d’utiliser les renseignements à des fins différentes de celles données au départ, un nouveau consentement devra être obtenu à moins d’être autrement autorisé par la loi. De manière générale, HealthHub, recueille des renseignements personnels pour les raisons suivantes:

• fournir les services de divertissement et de communication aux patients et aux résidents des établissements de soins de santé, et pour permettre à HealthHub de faire le recouvrement des comptes en souffrance ou le remboursement pour ces services,
• pour procéder à des sondages de satisfactions aux fins d’améliorations des produits et services offerts ainsi que de déterminer les demandes pour d’autres produits et services,
• Pour fournir des mises à jour par courriel et SMS sur les dates d’expiration des locations ainsi que d’autres courriels ou communications concernant des transactions ou des achats incomplets, des commandes terminées, des demandes de service ou à des fins d’initiatives d’amélioration de notre service à la clientèle.
• fournir des terminaux de points de vente et leur raccordement au réseau pour les commerçants ainsi que les contrats de location nécessaires,
• fournir le traitement de transactions à l’aide de machines Interac,
• pour payer les employés, et fournir les évaluations de rendement et d’avantages aux employés qui respectent toutes les lois provinciales et fédérales qui s’appliquent,
• respecter tout autres exigences légales ou réglementation.

Consentement

HealthHub obtiendra le consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer tout renseignement personnel à l’exception des endroits où Réseau Hospitalité est autorisée ou tenue par la LPRPDÉ ou toute autre loi le permettant. Selon les circonstances, le consentement et peut être expresse ou implicite. Les fins de l’obtention des renseignements personnels seront communiquées en des termes clairs et simples afin que le client puisse fonder sa décision en toute connaissance de cause.

Un individu peut retirer son consentement en donnant un préavis raisonnable, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Lorsque le consentement est retiré, HealthHub informera le client des conséquences qui s’en suivent, ce qui pourrait même empêcher HealthHub de pouvoir continuer à lui fournir ses services.

Restrictions

HealthHub restreint la cueillette de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement nécessaire pour fournir ses produits et services ainsi qu’à l’usage pour lequel le consentement a été donné.

Restriction d’usage, de divulgation et de conservation

Les renseignements personnels sont utilisés, divulgués ou conservés que pour répondre aux finalités déterminées. Ils ne seront conservés que le temps requis pour satisfaire à ces finalités. Dans la plupart des cas, les renseignements personnels seront conservés durant au moins un an pour permettre toute récusation, correction ou transaction reliée aux renseignements. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires pour réaliser les finalités déterminées seront détruits, effacés ou rendus anonymes.

Il est possible que dans certaines circonstances des renseignements personnels soient divulgués sans le consentement de l’individu concerné. De manière générale, HealthHub pourrait divulguer des renseignements personnels pour les raisons suivantes:

• en cas d’urgence mettant la vie ou la sécurité de l’individu en danger, afin de se conformer à un mandat, une ordonnance ou un subpoena d’un tribunal judiciaire ou administratif,
• Lors de l’envoi de courriels ou de SMS de rappel de l’échéance de la location, ainsi que d’autres courriels ou communications concernant des transactions ou des achats, des commandes terminées, des demandes de service ou dans le cadre d’initiatives d’améliorations de la qualité de nos services à la clientèle.
• lorsque HealthHub a des motifs raisonnables de croire que les renseignements seraient utiles pour faire enquête sur une infraction à une loi fédérale, provinciale ou étrangère ou si les renseignements sont utilisés pour ladite enquête,
• toute autre situation permise par la LPRPDÉ.

Exactitude

HealthHub fera tout en son possible pour que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et actualisés qu’il est nécessaire aux fins de leur utilisation. Tous les clients sont invités à informer Les Solutions d’engagement des patients HealthHub de quelconque changement pertinent aux services fournis par HealthHub.

Mesures de sécurité

HealthHub assurera la protection des renseignements personnels contre tout accès non autorisé à ceux-ci et contre toute divulgation, copie, utilisation ou modification. Les méthodes de HealthHub Les méthodes de protection comprendront des moyens matériels (par exemple des entrepôts verrouillés et des zones à accès restreint), des mesures administratives (accès restreint aux ordinateurs) et des mesures technologiques (mot de passe et pare-feux).

Les employés sont sensibilisés sur l’importance de la confidentialité et sont formés afin de s’assurer que les renseignements des clients sont consultés et utilisés uniquement pour les finalités d’affaires déterminées, et qu’ils sont divulgués à des tiers liés, contractuellement ou par tout autre moyen raisonnable, qui sont en mesure de protéger lesdits renseignements à un niveau de protection similaire.

Transparence

HealthHub assure la plus grande transparence en ce qui a trait à ses procédures de gestion des renseignements personnels. Nous fournirons sur demande toute information supplémentaire sur nos politiques de gestion des renseignements personnels.

La version la plus récente de cette politique est disponible sur notre site Internet ou par demande écrite au Chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse notée ci-dessous.

Accès

Un individu qui désire voir ou vérifier ses renseignements personnels détenus par HealthHub peut faire une demande écrite à l’adresse ci-dessous. Après vérification de l’identité du demandeur, HealthHub répondra dans les 30 jours de la réception de la demande. Une description de l’usage des renseignements et des tiers auxquels ils pourraient avoir été divulgués sera fournie. Il est possible que HealthHub doive demander des renseignements au demandeur à des fins d’identifications. Si le demandeur découvre que l’information est erronée ou incomplète, HealthHub mettra à jour le dossier du client aussitôt que les preuves nécessaires seront fournies.

Dans certains cas, il se peut que HealthHub ne soit pas en mesure de permettre l’accès à certains renseignements personnels. Notamment:
si les renseignements contiennent des références à d’autres personnes, si les renseignements ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques, de sécurité ou d’intérêt commercial, ou si les renseignements sont protégés par le secret professionnel d’un avocat.

Conformité

HealthHub invite ses clients à lui faire parvenir tout commentaire relatif à sa conformité envers les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toute demande ou tout commentaire au sujet des pratiques de gestion des renseignements personnels de HealthHub peut être envoyé au Chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse notée ci-dessous. Si ces demandes paraissent justifiées, HealthHub prendra les mesures appropriées notamment, si nécessaire, l’amendement de ses politiques et de ses pratiques.

Votre droit à la vie privée en utilisant notre site Internet

HealthHub recueille certains renseignements sur votre utilisation de notre site Internet afin de le rendre plus intéressant et plus utile. Nous vous invitons à naviguer sur notre site Web en tout temps, dans l’anonymat et en privé, sans nous révéler aucun renseignement personnel.
Peu d’activités nécessitent la cueillette de renseignements permettant de vous identifier. Lorsqu’il en sera le cas, vous le saurez puisque vous aurez donné votre accord.

Adresse IP

Votre adresse IP est recueillie lors de votre visite pour que l’information que vous demandez puisse vous être envoyée. Votre adresse IP ne permet pas de vous identifier personnellement.

Renseignements anonymes

Sont des renseignements auxquels aucun identificateur n’a jamais été associé. Nos serveurs recueillent automatiquement des renseignements anonymes lorsque vous visitez notre site Internet. Cela peut inclure les pages que vous avez visitées, le contenu que vous avez téléchargé, le type de navigateur que vous utilisez et le niveau de cryptage supporté par votre navigateur. Ces renseignements sont stockés sur une base collective seulement. Aucune donnée personnelle n’est associée à ces statistiques. Nous utilisons ces renseignements uniquement pour déterminer le type d’information le plus utile afin d’améliorer notre site Internet et de rendre l’information plus accessible.

Micrologiciels témoins

Notre site recueille des statistiques générales de visite à l’aide de micrologiciels témoins, contenant un numéro d’identification unique qui identifie votre navigateur et transfert l’information vers nos ordinateurs. Ce petit fichier d’information permet au site Internet de se souvenir de données importantes, vous facilitant ainsi l’utilisation du site.

Les témoins nous indiquent quelles pages ont été visitées, par combien de personnes et durant combien de temps, en plus d’autres statistiques relatives à l’utilisation du site ce qui nous permet d’améliorer l’expérience des visiteurs. Nous utilisons ces statistiques pour comprendre de quelle façon nos visiteurs utilisent notre site et pour faire le suivi des performances de sorte que nous puissions l’améliorer et en faciliter l’utilisation. Les témoins nous aident à nous souvenir de vous à travers vos paramètres de navigation en sauvegardant vos mots de passe et vos préférences afin de vous éviter d’avoir à les inscrire à chaque visite.

En fait, les témoins vous font économiser du temps.

En aucune façon, les informations collectées par des témoins et des données personnelles ne seront associées. L’utilisation des témoins est un standard de l’industrie et vous remarquerez que la plupart des grands sites Web font usage de témoins et que la plupart des principaux navigateurs sont configurés pour les accepter. Vous pouvez configurer votre navigateur de façon à ce qu’il accepte ou rejette tous les témoins ou encore qu’il vous avertisse lorsqu’un témoin est émis.

Vous n’êtes pas obligé d’accepter les témoins pour naviguer sur notre site. Toutefois, si vous refusez les témoins, il se peut que votre visite sur notre site soit moins agréable, que certains sites ne fonctionnent pas correctement ou de façon optimale et que quelques caractéristiques pourraient être altérées.

Nous protégeons vos renseignements

Nous protégeons et conservons de façon confidentielle les renseignements que vous nous transmettez sur notre site Internet, vos renseignements personnels sont conservés en lieu sûr et protégés contre l’accès non autorisé. Nous fournissons des mesures technologiques, administratives et des moyens matériels afin de protéger vos renseignements contre toute perte, tout abus, tout accès non autorisé, toute divulgation.

Hyperliens
Ce site Internet peut contenir des liens qui ne sont pas gouvernés par cette politique. Soyez conscients que HealthHub n’est pas responsable des pratiques des tiers. La présente politique s’applique uniquement à l’information recueillie sur ce site.

Veuillez prendre note que lorsque vous cliquez sur un hyperlien vous quittez ce site. Il est important que vous lisiez la politique de protection des renseignements personnels et les termes d’utilisations pour tous les sites que vous visitez pour vous assurer que vous êtes à l’aise avec la façon dont vos renseignements sont utilisés. HealthHub fournit ces liens à titre utilitaire, et l’inclusion de tout hyperlien n’implique aucun endossement, aucune enquête, vérification ni approbation de tels sites Internet, produits, services ou publications de la part de HealthHub.

Questions ou préoccupations

HealthHub vous invite à lui faire part de vos commentaires au sujet de sa politique de protection des renseignements personnels. Veuillez nous contacter si vous avez des questions qui sont restées sans réponse.

Vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante:

Chef de la protection des renseignements personnels
Les Solutions d’engagement des patients HealthHub
2000 Argentia Road, Plaza 5, Unit 400, Mississauga, ON, Canada, L5N 1W1

Or email: PrivacyOffice@healthhubsolutions.ca 

If this does not resolve your concern to your satisfaction, you may contact the Ontario Information and Privacy Commission by writing to:

Ontario Information and Privacy Commissioner
2 Bloor Street East, Suite 1400 
Toronto, ON, Canada, M4W 1A8